台湾医药物流现状与优化（一） ——以医学中心

　　医药物流，具体而言是以药品与医卫材为范畴，依托一定的物流设备、技术和物流管理信息系统，有效整合营销管道上下游资源，通过优化药品供销配运环节中的验收、储存、分捡、配送等作业过程，提高订单处理能力，降低货物分拣差错，缩短库存及配送时间，减少物流成本，提高服务水平和资金使用效益，从而实现药品与医卫材进、销、存及配送过程的自动化、信息化和效益化。医院采购与库存管理中*大宗、变动*大的莫过于药品与医卫材，两项合计约占营运成本三至四成，仅次于人事成本，因此，医院必须花费许多人力、物力与空间，以减少库存并确保药品医材之供应并且不致缺货，这更凸显医院后勤支持系统的重要性。

　　一、医院后勤体系面临的问题

　　医院后勤体系包括医院物流的外部流程与内部流程，外部流程包括厂商选择、议价、采购、品管、运输、装载、仓储管理等，而内部流程比外部流程精细而复杂，必须采信息化作业，包括品项分类、中央供应方式依各单位特性与需求来整理输送，其中以使用单位的细部作业*为关键，如使用批价扣库存或使用批价不扣库存、安全量、退货、再订货等的库存管理机制，只要其中一个流程出问题，就会影响物料管理，以及健保的申报业务。

　　医院内部作业必须减少滞料、药损，降低成本支出并增加库存料之流通性，应采信息化之管理，设立责任中心，编列材料代码并订定安全库存量，使其在低于安全库存量时，自动跳单显示请购需求，以及时反应并快速准确地供应需求。

　　以下将依据对多家台湾医学中心等级的医院的实地考察，归纳整理药库、资材库房以及护理站、开刀房等使用单位在管理与作业上面临并亟待解决之问题。

　　药库

　　医院的药库都由药剂部负责管理，通常在药剂部设有药库管理组，并有多名药师负责相关业务，以医学中心等级医院的规模，依据作业量与作业方式而异，大致会配置三至四名药师，以及二至三位助理协助药品的入出库、拣货、拨补作业、盘点作业以及请购作业。

　　药品具有种类多元、具有效期限、各单位需求差异性大、替代性低、需求实时性高、使用地点分散性大、计价方式差异、容许退药等使用特性，管理上的困难度很高;综合拜访多家医学中心等级医院药剂部经验，目前台湾的大型医院药剂部门普遍面临之问题可归纳为几大项，分述如下：

　　1.受限于药库空间

　　a.使用转轴移动式料架以节省空间，相对作业效率较差。

　　b.药品周转率高、进货频率高，增加验收上架之工作量。

　　c.进货验收区与出货暂存区在一个区域，影响作业效能且容易造成作业疏失。

　　d.上架与拣货均需依靠药师经验，药师工作量大，人力成本高。

　　2.库房管理与医院信息系统HIS的数据串接不足

　　a.医院的HIS系统是管总账，只能得知药品在院区内的总量。无法追踪药品确切位置，可能在药库，可能在护理站或其他单位。

　　b.药品流向不清楚，找药费时，药损也高。

　　c.HIS系统无法展现库存实时量，每日库存帐务依实际的处方病人领药后，批价扣库存量。

　　d.盘点作业、拨补作业数据处理、请购作业数据处理等，大多依赖窗体作业，耗费工时。

　　3.药库相关作业之人员依赖性高

　　a.药库内部各项作业依赖药师专业辨识，人力成本高，经验依赖性强。

　　b.人员训练成本很高，学习期间长，经验无法复制。

　　医卫材库

　　对于医疗卫材执行作业，各院大都订有库房、准备室及物料补充作业说明及病房卫材管理标准规范。病房使用医疗卫材品项及数量，系由护理长依科别特性、占床率、材料使用量、补充周期及安全存量作为设定基准。医疗卫材补充，依设定周期由人工盘点后，将需要补充量输入资材仓储供应系统进行补充。

　　但是依据实地查核及核对盘点表发现，护理站之医疗卫材，有多项实际耗用量低于设定量;也有许多项库存量超过设定量;并有少数项目会超过使用期限，显示未能掌握实际使用情形及库存量，有囤积过期问题。

　　此外，医卫材在院内的管理复杂度比药品高，主要原因：

　　1.药品会有医令处方签来进行批价扣库作业，且大多数药品都有对应之健保码，因此，系统帐跟实体帐差异性不大。

　　2.医卫材无法做到开医令就扣库，批价原则与扣库消耗很难掌握。

　　3.医材的健保计价与实际使用有出入，例如静脉注射针头或置入性导管的使用，往往无法一次完成，则可能产生计价与扣库的帐差。

　　4.医卫材分为不计价品、计价品等模式：

　　a.不计价品：院方自行吸收成本，库存管不准现在还有多少。

　　b.计价品：有医令处方笺，可扣库，库存较易掌握。

　　由于卫材商品大部份都没有条形码，管理人员必须于储架上自制商品条形码，并且由于品项众多，库房管理必须有额外的储位辨识设计。目前在库存管理上，只能逆推消耗，造成年度帐差非常大，需要有系统协助管理。在多数医卫材缺乏条形码、标示不清楚，缺乏完整信息化作业程序协助的状况下，可面临的问题包括：

　　1.进货时，由人工输入方式进行入库作业，仰赖经验并耗时。

　　2.卫材商品大部份都没有条形码，大都由库房管理人员于储架上或栈板上自制商品条形码。

　　3.拣料、盘点作业时，采用人工窗体作业，可能产生系统库存帐务不准，只能参考。

　　4.拣货采摘取式，人员移动距离很大(一人负责一张订单，直到把货拣完)。

　　5.出货时大多没有人力或时间再复核检验，通常只要求品项一定正确，但是数量有时不一定正确(如厂商改包装单位)。

　　6.卫材送至护理站或开刀房等使用单位时，书记或护佐不一定有时间当场点货验收，事后常有争议。

　　二、护理站、开刀房等使用单位

　　由于护理站的药品都是单一剂量作业(UD)统一由药局集中管理，由医师开立处方笺，药局药师依据处方内容，每日进行病人药品单一剂量调配;因此在单一剂量作业模式下，护理站对于药品的管理与服务质量均有提升。本节针对医卫材在护理站、开刀房等使用单位的作业方式以及库存管理面临的问题整理如下：

　　1. 护理部

　　a.护理站库备品项通常多达上百项，各病房护理站会有小库房，供应邻近病床使用。

　　·小库房内设置储架采用小型储存箱，放置卫材。

　　· 外箱上标记中文标示。

　　·一箱可放置多样品项，由护理人员辨识。

　　b.护理站至小库房进行领用作业，以纸本记录领用量，再交付书记进行系统输入扣帐作业，书记通常会集中数据后，再统一登录于系统，库存会因作业时间差原因，无法实时掌握。

　　c.小库房库存，通过每月盘点方式校正库存量。

　　d.护理站库存，部份医院未纳入系统管理。

　　e.病人使用医材后，需通过人工方式记录于纸本上，再由书记登打于系统进行批价。

　　f.管理部门面临问题：

　　·行政助理每月盘点才知库存量，由于各护理站的医卫材库存量未能掌握，采购核定有困难，且年度结算耗损量很大。

　　·书记漏帐，或输入错误。

　　·协助院内数十个护理站的医卫材采买，必须以人工调查并回报，非常费时费力。

　　2.开刀房

　　a.开刀房通常设置有小库房，依各院作业方式不同，库备品每周进货一至两次，同时需要支持多科之需求，非库备品须对应多达一、二十科，工作量非常大。空间拥挤管理困难。

　　b. 必须盘点才知库存量。

　　c. 由于医卫材大都没有条形码，书记对于每日病人用料计价必须逐笔记录，工作量庞大且容易出错。

　　d. 寄售卫材库(如心导管等医材)位于开刀房，需协助保管与管理。

　　e. 负责器械包盘之储存与领用作业，正确与时效性要求很高，目前有些医院已经规划导入标签以RFID或以追踪管理系统协助管理。

　　三、导入操作系统成功案例

　　台大医院为了改善药品仓储流程与管理效率，在2009年由禾耀团队的耀欣数字科技协助导入自动仓储系统，是台湾首次有医院使用类似制造业的仓储系统概念来管理药品的进、出货，有效地提高药品仓储效率，并且大幅降低出库错误率。

　　启用的自动化药品仓库供应全院各单位每日使用之药品，包括门诊、住院、急诊、化疗等各药局，甚至各个病房、开刀房、恢复室等单位，以及医疗体系分院，都是药库的服务范围。药品自动化仓储管理系统，从药品入库之条形码运用、储位规划、拣药及出库，以电子卷标辅助拣药作业及条形码管控，乃至药品出库批号纪录及控管，专注用药安全及药品流向控管，的确在药品管理效率上大幅提升。

　　以下依据库房作业重点说明此仓储管理系统的条形码应用及控管要点：

　　(一) 进货验收

　　药库的进货验收工作由药师严格把关。首先，药师扫瞄外箱上的EAN-13或GS1-128(即EAN-128)条形码，确认后完成验收。验收时只需在外箱上读取GS1-128条形码，几秒钟内，药品的辨识、效期、批号等数据全部自动带入计算机，完全不需要再人工输入，既省时、省力又正确。

　　(二)上架及拣药作业

　　药品在进入药库时，管理系统会搜寻比对仓库内之库存药品批号，自动指派储位;不同批号会指定不同储位，以利库存先进先出管理。药剂部为了确实自动化管控药品的效期、批号，并落实先进先出及后续追踪的作业，采一批号一储位;所以只要在管理系统中输入药品批号，就可以查询到正确的储位及相关信息。

　　利用电子卷标拣药作业提高拣药效率，即是通过事先设定拣药动线及各类药品分区，计算机会通过电子卷标储位亮灯，自动带领工作人员拣药。当人员拣药完成，且于电子卷标按下OK键后，系统可实时更新药品库存数量。电子卷标拣药区可支持同一区多人同时作业，不同拣药人员不需依据拣药单顺序等待拣药，只须依据储位亮灯顺序进行拣药;为了防止拣药错误的状况发生，指示灯上都会显示工作人员员工编号做为双重确认。

　　另外，拣药作业若在栈板区进行，则由工作人员使用RF作业，即RF指派拣药路线及位置，工作人员每拣取一品项均需扫瞄该储位条形码然后拣药，全药库设置无线网络，工作人员很快的就能把所需药品准备妥当。

　　(三)出库及复核

　　药品出库时，系统自动指派储位，效期短的先出库。另外此管理系统具有强大之比对功能，依工作人员指令，搜寻出指定时间内(如6个月内)即将到期之药品，由药师进行相关退换药处理，因此绝不会有过期之药品发生。

　　为了确实严格执行用药安全;当拣药作业完成，出库前还需要完成*后一关的复核，确认无误后，方可离开药库送往各需求单位。复核时，工作人员利用条形码扫瞄器读取药品包装上的条形码，正确者方可过关;但若信息不符合者，管理系统马上会出现警讯并告知问题，工作人员必须根据系统指示更正错误方可完成出库作业。

　　(四)库存盘点

　　库存盘点是优质药库不可或缺的一环，此系统可依据不同药品或不同储位区进行盘点作业;具备初盘、复盘等盘点功能，提高盘点效率，亦可指派不同盘点人员进行盘点，并记录每个盘点结果，目前每月均会进行一次全面盘点。

　　(五)管制药品

　　根据规定，此药库的管制药品特别存放于双锁药柜内，目前其储位是使用条形码控管，然后利用RF拣药。

　　四、创新与突破

　　本套药品自动化仓储管理系统突破医院药局传统管理模式，拥有多项重大创新，分述如下：

　　(一)导入条形码管理，大幅提升工作效率及正确性。

　　(二)电子卷标拣药：通过事先设定拣药动线及各类药品分区，拣货人员只须依据储位亮灯顺序进行拣货，完全无窗体作业。同时使用RF协助各项作业，重点分述如下：

　　·使用RF协助入库及拣药。

　　·药品效期入出库管控。

　　·设定商品属性及特定温层。

　　·评估药品储位利用率及人员工作绩效。

　　(三)改变高度倚赖经验性的作业模式：本系统通过系统设定及引导，改变高度倚赖经验性的作业模式，节省人员训练时间，并可弹性运用人力。 (未完待续……)